紙をなくす会社。
旧バージョンのBank Invoice(ver.1) >>

Bank Invoice

取引先とつながる

Bank Invoiceを使うと、世界中の取引先とつながります。
請求書原本そのものを電子化し双方向にメールのように送受信できます。あらゆる会社との取引データは統合され、一元管理できるので経理の負荷をなくせます。電子帳簿保存法に対応し、紙やPDFによる請求書の管理や保存はもう不要。すぐに、カンタンにペーパーレス化できます。

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main

新しい。
請求書の原本そのものを送受信できるビジネスSNS 。

1つの請求書データを送り手と受け手で互いに共有するしくみなので、請求書の原本そのものが電子化されます。

従来は郵送でのみ可能だった請求書原本のやり取りや保管を電子化できます。

もう、メール、PDF、電子署名・タイムスタンプは必要ありません。

電話で連絡していたことをメッセージで行うことで記録として残すことができます。

請求書データを作成

createbills

作成はフォームを埋めていくだけ。表計算ソフトと同様。あらゆる業界で利用可能な標準的でシンプルな請求書。社印、明細毎の源泉税や消費税計算、詳細情報も入力できます。請求明細行数は無制限です。

1分で登録(無料)

1min115

ユーザー登録はメールアドレス、請求書に必要な名刺情報だけで最小限。ユーザー登録すると、ユーザーでない相手にも送信できます(メールアドレス必要)。1分の登録で将来の時間を大きく節約できます。

登録は送り手だけ

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ユーザー登録が必要なのは送り手だけ。受け手は登録不要。受け手に利用方法を詳しく説明することなく、すぐに使い始められます。受け手は受信をメールで知り、PDFや請求書原本出力等、自由にできます。

受領もできて完全ペーパーレス化

nopaper

作成、送信、受信すべてをBank Invoiceで完結すれば100%紙をなくせます。全履歴の電子取引でPDF化や電子署名が不要。社外からの請求書もペーパーレス化できるので、タブレットをもっと活用できます。

紙請求書のみの相手へも

good

請求書の原本を送ってほしいという取引先への郵送も電子的にやりとりできるようになります。データ自体が原本なので、相手はプリントアウトするだけ。従来のPDFを添付するメールとはしくみが異なります。

直感的・マニュアルレス

direction

請求書データ上のボタンの色、ボタンを押したあとの案内表示、通知されたメール上の説明で次の操作がわかります。

一元管理

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1つ1つの請求書データと問い合わせ内容、回答、メモ、履歴、添付ファイルをひも付けて管理できます。メールや別のソフトを複数立ちあげて探す手間も時間も必要ありません。

紛失なし

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紙請求書とちがって紛失することがありません。相手の手続き状況がリアルタイムに表示され、相手が確認済かどうかわかります。銀行を介す前(振込日前)に入金漏れや支払漏れを防止できるようになります。

体験する。

請求書データ検索
取引先、請求番号、件名、内容、金融機関の情報で検索
フィルタ・更新・ソート
フィルタ後の請求書データをダウンロードできます。
社外連絡
画面右上のタブ。各々の請求書データごとに取引先担当者と双方向に連絡できます。
社外連絡一覧・検索
各々の請求書データごとの連絡を一覧でき、クリックで請求書データにリンクします。
メモ
メモ一覧・検索
各々の請求書データごとのメモを一覧でき、クリックで請求書データにリンクします
全履歴
請求書データの送信(発生)から保管(取引終了)までの全記録。訂正前と訂正後が相互にリンク。
添付ファイル
請求書データと一覧できます。請求書データの右端を左右に移動させ、大きさを調整できます。
PDF出力(全履歴等)
プリントアウトした請求「書」が請求書の原本。全履歴、社外連絡、メモを同時に印刷できます。
下書き(作成)
「作成」ボタン(画面左上)をクリック
社印登録・更新
社印周辺をクリック
メールアドレス入力・宛先反映
宛先担当者がユーザー登録済の場合、宛先の社名や住所等の入力が不要
請求明細入力
請求明細行をクリック
請求明細詳細入力
「詳細情報」ボタン(各請求明細行のポップアップ画面左下)をクリック
合計金額調整
「税抜~税込金額合計」周辺をクリック
※源泉税の行非表示に対応
銀行登録(発行者)/振込口座選択(受領者)
「お支払方法」~「金融機関」周辺をクリック
詳細非表示
「-」ボタン(請求明細全体の左上)をクリック
アップロード作成
「アップロード」ボタン(画面左上)をクリック
統合請求データのダウンロード
「ダウンロード」ボタンをクリック
メールアドレス入力・宛先反映
宛先担当者がユーザー登録済の場合、宛先の社名や住所等の入力が不要

ダイナミック。あらゆる会社とやりとリ。

すでに世界中の会社で広く使われている購買システム(EDI)が進化したシステムなので
取引先への詳しい説明も必要なく、すぐ使い始めることができます(電子帳簿保存法に対応)。
メールと同様、送信者は宛先のメールアドレスがわかれば送信でき、受信者は
プリントアウトするだけで請求書原本を受け取れるので、互いに負荷がありません。


全世界全拠点の取引情報を統合

あらゆる会社共通

すでに購買システムなどで広く世界中の会社で使われているしくみなので、大企業を含む世界中のあらゆる取引先担当者へ送信し、やりとりできます。

ダイナミック

請求書データ件数が月に1件でも数百万件でも、1つの画面で送信も受信もできます。数百万の取引先とやりとりした請求データでも、無制限にリアルタイムに1つの請求データとして統合し一本化できます。

PDF管理不要

BankInvoiceでやりとりした請求書データなら紙やPDFでの煩雑な管理がなく、追跡可能性が高まります。電子署名もタイムスタンプも不要。新たな管理作業の発生もありません。

紙の原本を超える証明力

「全履歴」で高い証明力

双方向なので、請求書データ毎に送受信時間や送り手と受け手双方の操作履歴がすべて記録され、互いに確認できます。電子署名などの従来技術をはるかに超える証明力を確保でき、税務調査等で役立ちます。

訂正が確実

受け手は受信した請求書データの訂正・破棄はできす、作成者(送り手)へ一度返送が必要です。作成者が訂正後、訂正前は破棄されます。訂正後データは訂正前データとひも付き、「履歴」にて参照できます。

Bank(振込データ)x Invoice(請求データ)

Bank Invoiceを使うと、振込データと請求データがつながります(国際特許申請中)。
リアルタイムに取引先と直接つながるので、銀行を介さずに振込情報のやりとりができるようになります。
入金のたびに入金と請求内容を照合する煩雑な作業や支払明細の作成・連絡がなくなります。
銀行の仮想口座サービス、クレジットカード会社のパーチェシングサービス等
従来のサービスではできなかったことができるようになります。


相手の進捗もわかる

自分のステータスを管理

請求書データは送信と同時に「送信済」へ変わるので請求管理が確実です。入金を確認したら「入金済」へステータス変更。受取って「確認済」、支払で「支払済」へ。紙請求書と同じです。

相手のステータスがわかる(送信書類)

取引先担当者の手続き状況がリアルタイムにわかります。例えば「送信書類」の「送信済」では、相手が確認したら「確認済」、支払ったら「支払済」へ変化。「支払済」を集計すると入金明細になります。

振込日前に入金処理ができる

相手と直接つながる(リアルタイム)

「社外連絡」で請求書ごとに取引先担当者と互いに連絡できます。不明点を問い合わせたり、支払予定状況について連携できるので振込日前に振込明細を把握でき、実際金額との不突合せを事前に解消できます。

経理システムなしに支払・入金予定日を管理

請求書データで支払・入金予定日、口座情報がわかります。「受信書類」では、経理システムなしに支払日・支払金額の管理が可能。「送信書類」では、相手のステータスで入金日・入金金額の管理ができます。

直観的操作、マニュアルレス。

メールのようにだれでもすぐに使えます。学習コストはありません。
スマートフォンでいつでも送受信したり確認できます。
PDFにしてメールする必要もなくなり、今まで必要だった請求書原本の郵送もなくせます。

送信する

send

宛先(メールアドレス)を入力して送信します。宛先がユーザー登録済なら、宛先の情報(会社名や住所、担当者名)が反映されます。郵送することなく、メールと同じやり方で請求書原本を送信できます。

コピー

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以前作成した書類をコピーして作成できるので、毎月の請求書データをまとめて作成でき、作成漏れがなくなります。

データダウンロード

download

売上データと費用データがまとまった統合データ。会計ソフトへの取込、分析資料の作成、取引先の管理、ファームバンキング用データになるので、決算が早期化します。取引先コード登録業務等がなくなります。

データアップロード

clock.png

請求書を一度に作成できます。複数取引先や合計請求にも対応。請求明細を中心に作成するので、明細ごとに税率や端数処理方法を変えることができます。合計金額は自動計算されます。

社外連絡

msg

1つ1つの請求書データ専用のメールです。相手とリアルタイムに連絡できます。今まで電話や別のメールソフトで行っていた問い合わせを請求書データにひも付けて管理できるようになり一覧、検索できます。

メモ

memo

1つ1つの請求書データ専用のメモです。従来、紙の請求書に書いていたメモ書きを請求書データにひも付けて管理できるようになります。一覧、検索もでき、タグとしても利用できます。

全履歴

history

1つ1つの請求書データごとの履歴です。送り手の送信から受け手の受信、その後の互いの操作が記録されます。一度訂正(再送信)された請求データは訂正前とひも付き、リンクで相互に参照できます。

ファイル添付

files.png

1つ1つの請求書データごとに添付して送信できます(20MB/件まで)。それまで添付していた請求明細や資料を請求書データにひも付けて管理可能。それまでのやり方を変えず、相手に負荷をかけません。

検索、フィルタ、ソート

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請求書データ、社外連絡、メモの検索ができます。各種日付(期間)、金額、取引先担当者のステータス、再発行した請求データ等の条件でフィルタし、そのデータのみのダウンロードができます。

無制限、工夫できる

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各入力欄の文字数、請求明細行数、振込口座数は原則無制限。隠れた文字は横に広げたり、ダウンロードデータで見ることができます。明細ごとの詳細情報に見積No.などを入力して紐付けて管理できます。

送信前の社外連絡

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それまで送り状を同封していたように、送信前に「社外連絡」を入力すれば、「社外連絡一覧」で取引先担当者の開封確認ができるようになります。問い合わせを今まで以上に確実にできるようになります。

柔軟なカスタマイズ(オプション)

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マイナンバー対応、請求書ひな形変更、共有、権限設定等、各社の使い方に合わせて柔軟にカスタマイズが可能です(有料)。

Q & A

  • 請求「書」(紙)になる以前の請求情報の段階で電子化するしくみであり、信「書」とならず、よって郵送は不要です。電子的にやり取りできます。

    なお、情報を伝える手段としての紙をなくすことで郵便料金や郵送時間の削減だけでなく、事務処理がより確実でより正確になります。社外とのデータ連携、社内の異なるシステム間でのデータ連携ができるようになるからです。
  • メールと同様にユーザー登録していない取引先担当者へも送信できます。
    受信側のメールアドレスが必要となります。
  • Bank Invoiceにて受信するメリットは主に以下の5点です。
    従来の紙の請求書やPDFファイルをメールでやりとりする方法ではできなかった様々なことができるようになります。郵送コスト削減を超える効果があります。

    ①原本そのものが電子化されており、受信した請求書データをPDF出力してプリントアウトすれば、従来の郵送で受領していた請求書の原本よりも証明力のある「請求書の原本」を受領できること(送信からその後の操作履歴もプリントアウト可能)

    ②受信した請求書データを一元管理でき、データダウンロードの機能を使えばあらゆる取引先(送り手)からの請求書データを統合することができ、一括して振込データや経理のデータとして利用できるので、業務をより早く、より正確に行えること

    ③社外から受け取る請求書を、電子署名やタイムスタンプ等のコストをかけずに完全にペーパーレス化できること

    ④受け取った請求書データに誤り等があった場合、返送することで迅速に再発行を受けることができ、差し替え忘れがないこと(2重支払防止)

    ⑤「社外連絡」機能により送り手の担当者へ不明点等の問い合わせ連絡が直接でき、経緯記録として請求書データ毎にひも付けて記録・保存できること(取引先とつながる)

  • 請求書の送付方法の変更については、事前に簡単な案内で済みます。

    Bank Invoiceの操作方法の説明については、マニュアルレスで操作可能なので詳細説明は必要ありません。

    請求書データの受け手にとっては、今までは郵送や添付ファイルで受領していた請求書やPDFファイルが、Bank Invoice画面へのリンクとして届くだけなので変更にあたっての負荷はありません。よって、送り手が受け手に対し、事前に簡単な説明をするだけで円滑に請求書送付方法を変更できます。
    ※特に紙請求書の原本を必要としない取引担当者は、Bank Invoiceに請求書データを保存したまま、PDF出力やプリントアウトする必要はありません。
  • リンクとパスワードが記載されたメールが通知され、そのリンクからBank Invoice画面を閲覧し、請求書データの受信をおこないます。その際にPDFファイルへの出力、プリントアウト(請求書原本の受領)、データのダウンロードができます。
    従来のようにメールで、開封にパスワード入力を必要とするPDFファイルを受け取る方法と同様に受信できるので、取引先担当者の負荷はほとんどありません。
    なお、請求書の原本をプリントアウトする際、送り手と受け手双方の操作履歴等も出力できるため、受け手にとっては従来の郵送で受領した請求書原本よりも証明力の高い請求書を受領できます。
  • 自動的に請求書データの受け手へメールが送信されます。

    メールが送信されるのは、以下の場合です。
    ユーザー登録していない状態で、初めて請求書データを受信したとき
    ユーザーとして請求書データを受信したとき
    ユーザーとして社外連絡機能経由で連絡を受けたとき
    一度送信した請求書データが、受け手から返送されたとき(返送の都度メール通知)
  • Bank Invoiceで作成・送信された請求書データを受信することで不要となります。
    eー文書法でなく電子帳簿保存法に対応しております。
  • サービス開始時点では予定しておりません。
    弊社は「紙をなくす会社。」として活動しているためです。
  • Bank Invoice経由で受信した請求書データをプリントアウトすれば、従来の紙の請求書以上に証明力の高い「請求書原本」を受領できる点を中心にご説明ください。もちろん、郵送時間や開封後の手間、長期保存の面でもBank Invoiceをご利用いただく方が有利であり、受け手の運用の変更も必要ありません。

    Bank Invoiceは「請求書の原本を送ってほしい」という取引先(受け手)に対し、郵送でなく請求情報の原本自体を電子化して送信できるしくみです。この点で従来のPDFファイル等を添付したメールの送受信としくみが異なります。購買システムとしてすでに多くの会社で、特に大企業を中心に、世界中で広く利用されているEDIのしくみを利用しているため、取引先でもすでに利用しているしくみだと考えられ、取引先の協力を得やすいサービスとなっております。

    取引先担当者(受け手)は、受信した請求書データ(原本)をプリントアウトすることで紙としての請求書(原本)を受領できます。プリントアウトの際、送り手と受け手双方の操作履歴等も出力できるため、受け手にとっては従来の郵送で受領した請求書原本よりも証明力の高い請求書を受領できます。

    ※説明の際、上記「受信するメリット」やBank InvoiceのHP(https://www.bankinvoice.com)をご利用ください。

    ※お困りでしたら、ぜひ弊社のサポートセンターへご連絡ください。
  • 必要ありません。
    ウェブブラウザとインターネット接続ができれば、国や地域にかかわらず、あらゆる場所から請求書データを見ることができます。
  • マルチブラウザ対応しています。
    対応している解像度:フルHD(1920×1080ピクセル)以上
  • 対応しています。
    請求明細毎に通貨をご指定ください。なお、多言語対応については近日中に順次対応予定です。
  • 送信前に「社外連絡」に、従来の送り状と同様のメッセージを入力してから送信すれば、「社外連絡一覧」にて開封確認をすることができます。なお、送信後に「社外連絡」にて取引先担当者へ連絡・問い合わせをリアルタイムにおこなえます。
    ※「社外連絡」を送信すると、取引先のメールへも連絡します。
  • ボタンの色や表示により、マニュアルレスで操作いただけます。
  • HP(https://www.bankinvoice.com)の右上の「登録したアカウント情報の変更」より、貴社名を変更してください。”貴社名+「御中」”の状態で登録されていると思われますので、「御中」を消してください。
  • 会社名や住所の入力は送信後の請求書データ(「送信済」)に反映されます。よって、送信後に「送信済」にある請求書データをPDF化すれば印字されるようになります。
    入力された会社名や住所がそのまま送信されますので、特に宛先の会社名へ「御中」を追加した場合、送信後に「送信済」の請求書データにてご確認ください。
  • 隠せます(「下書き」の請求書データの場合)。
    合計金額の周辺をクリックして頂くとポップアップが表示されるので、「0の場合、表示しない」の項目にチェックを入れてください。
    ※送信後の請求書データでは、確定後ですので隠せません。
  • 源泉税率10.21%、消費税率8%とすると、手取金額を「1-0.1021+0.08」(=0.9779)で割った金額を請求書の税抜金額にしてください。この計算方法で請求書の税込金額(振込金額)を手取金額へ調整できます。
    例えば、報酬として30万円受け取る契約(手取り契約)をした場合、
    300,000/(1-0.1021+0.08)=306779.83
    よって、請求書明細行の税抜金額を306,780円にして源 泉税額、消費税額を計算することで、税込金額(=手取金額)が300,000円になる請求書を作成可能です。
    ※請求書の明細のところでは小数点以下を表示したままで、合計欄で端数処理(源泉税:切捨て)してください。
    ※「税抜金額が100万円超」の報酬については税率が10.21%より大きくなりますので、計算の際にご注意ください。
    ※Bank Invoiceでの源泉税の計算方法は「請求書等において報酬・料金等の額と消費税等の額が明確に区分されている場合」の源泉税の計算方法となり、原則的な源泉税の計算方法よりも取引に対して請求金額を抑えて請求することができますので、請求書発行後に取引先の経理担当者より訂正を求められることがほとんどありません。
  • 「保管箱」や「破棄済」の件数を含まない件数を表示しています。
    支払や入金等で保管箱へステータス変更することで、毎月の請求書枚数、未払い、未入金の請求書データを管理できます。
  • ダウンロードできます。
    複数の金融機関情報が登録されている場合、ダウンロード時点で請求書データ上にて選択されている金融機関情報のみが、請求明細毎にダウンロードされます(選択されていない情報はダウンロードできません)。なお、金融機関情報の選択は送り手は送信時まで、受け手は返送しない限りいつでも変更可能です。
  • 金融機関、証券会社、クレジットカード会社等と同等のセキュリティ対策を採用しております。
    通信はSSLで暗号化されており、請求書データの情報等を盗み見や改竄されることはありません。
    外部からの侵入を防ぐため、サーバーにファイアーウォールを使用しています。
    データを定期的にバックアップしています。
    SHA256ハッシュ(SSL)
    セキュアクッキー
    CSRF
    SQLインジェクション等
    現在技術的に可能な限りのセキュリティ方法を導入しています。
  • サービス開始時点ではレポート機能の追加は予定しておりません。
    ダウンロードデータを資料作成用のデータ(取引情報)としてご利用いただき、資料作成にお役立てください。
  • 「社外連絡」を利用して、取引先担当者に「返送」を依頼してください。返送を受ければ(「返送戻り」にて受信)、訂正(再発行)や破棄ができるようになります。
    一度送信した請求書データは、変更できませんが、受け手から返送を受けると「訂正」できるようになり、再発行(再度送信)することができます。訂正前の請求書データは「再発行」ボタンが押された時点で自動的に破棄されるので、二重請求がなくなります。
  • 受け手不在のまま、送信した請求書データが送信済のステータスに残ります(相手のステータス=「未開封」のまま)。「メモ」に「送信先アドレスがない(誤送信)」等の備忘記録をしていただき、「保管箱へ」ボタンで保管してください。ステータスを「保管箱」にすることで、データ消し込みと同様の効果があります。
    ※一度送受信(確定)した請求書データは削除したり上書きすることはできません。
  • 下書き(作成中)の中のデータのみ「削除」できます。
    一度送信した(された)請求書の「削除」はできません(データ自体を消すことはできません)。受け手が送り手(作成者)へ返送すれば、送り手側で「破棄」できます。破棄された請求書データは、送り手側では「破棄済」、受け手側では「先方破棄」で管理します。
  • 下書き(作成中)の中の書類データのみ上書きできます。
    それ以外の請求書データは上書きできません。
    受信書類はすべて訂正できず、一度返送し、送り手に訂正(再発行)してもらい、再度送信してもらう必要があります。送り手は「返送戻り」にて返送された請求書データの「再発行」ボタンを押し、「下書き」に訂正前の請求データをコピーしたものを作成(再発行)して修正、再度送信することができます。
    ※訂正前と訂正後の請求データは、再度送信する際にひも付けられ、「履歴」にて訂正前後を比較でき、変更箇所の認識が可能です。
  • 「受信書類」⇒請求書データの送受信時間
    「未開封」⇒受け手が受信した時間(「未開封へ」ボタンを押した時間も含む)
    「返送中」⇒返送者(受け手)が「訂正・破棄依頼のため返送」ボタンを押した時間
    「先方破棄」⇒返送された側(送り手)が「訂正」や「破棄」ボタンを押した時間
    「確認済」⇒受け手が「確認」または「確認済へ」ボタンを押した時間
    「支払済」⇒受け手が「支払済へ」ボタンを押した時間
    「保管箱」⇒受け手が「保管箱へ」ボタンを押した時間
    「下書き」⇒「作成」ボタンを押した時間、「アップロード」された時間
    「送信書類」⇒請求書データの送受信時間
    「送信済」⇒送り手が送信した時間
    「返送戻り」⇒返送者(受け手)が「訂正・破棄依頼のため返送」ボタンを押した時間
    「破棄済」⇒送り手が「訂正」や「破棄」ボタンを押した時間
    「入金済」⇒送り手が「入金済へ」ボタンを押した時間
    「保管箱」⇒送り手が「保管箱へ」ボタンを押した時間
    「送受信書類」⇒請求書データの送受信時間
  • フィルタ機能を利用することで、管理できます。
    画面左上の「アップロード」の少し右側のボタンで、「検索対象」=送受信書類、「発行日」=その月の1日~月末でフィルタしてください。その月に送信した請求書と受信した請求書のデータを管理できるようになります。 ※「検索対象」=送信書類ならその月に送信した請求書データを、「検索対象」=受信書類ならその月に受信した請求書データを管理できるようになります。
  • 受信した請求書データをフォルダ分けするようにおこないます。
    初めに「未開封」フォルダで受信、「確認済」「支払済」とステータスが変化し、最後に「保管箱」でステータス管理が終了します。

    実際の紙の請求書では、毎月開封した請求書を受領したら、
    ①請求書が入った封筒や確認前の請求書をまとめておく
    ②内容・金額を確認し
    ③振込をおこない
    ④キャビネット等に保管(10年間)
    という手順で、請求書をクリアファイル等で整理しながら保管まで手元において管理することが多いです。

    Bank Invoiceでも同様のイメージで、以下のようにステータス管理(フォルダ分け)をおこないます。

    ①内容や金額を確認する前の請求書データを「未開封」に分類(自動)
    ②内容や金額を確認した請求書データを「確認済」に分類
    ③振込が終わった請求書データを「支払済」または「保管箱」に分類
    以上の分類により、「未開封」や「確認済」に振込日が過ぎた請求書データがないことを確認でき、振込(支払)漏れを防ぎ、資金管理を確実に行うことができます。

    請求内容等については、「社外連絡」機能によりリアルタイムに送り手(取引先)へ問い合わせできます。
    従来の紙の請求書の場合、受け取った請求書の内容や金額に誤りがあった場合、取引先へ連絡して再発行(誤り請求書は取引先へ返送または破棄)を依頼しますが、Bank Invoiceでも同様に、取引先へ連絡して再発行してもらいます。しかし、誤り請求書は破棄せず(できず)、一度送り手へ返送しすることで、再発行を依頼します。なお、返送した請求書データはコピー(控え)のイメージで「返送中」に分類され、返送中の請求書データを管理できるようになります。送り手が訂正や破棄をすると、「返送中」から「先方破棄」へ自動的に分類されるので、2重に請求を受けることがなくなります。
    毎月定期的に「保管箱」に分類していただくと、「受信書類」としてカウントされず、件数が多くなりすぎて管理が難しくなることがなくなります。

  • 送信した請求書データをフォルダ分けするようにおこないます。
    送信すると、自動的に「送信済」へ分類され、「入金済」へステータスが変化し、最後に「保管箱」でステータス管理が終了します。

    実際の紙の請求書では、毎月郵送した請求書の控え(コピー)を
    ①振込予定日までまとめておき、
    ②振込日に入金を確認し
    ③キャビネット等に保管(10年間)
    という手順で、請求書控え(コピー)をクリアファイル等で整理しながら保管まで手元において管理することが多いです。

    Bank Invoiceでも同様のイメージで、以下のようにステータス管理(フォルダ分け)をおこないます。
    ①送信の際に自動的に「送信済」に分類された請求書データの入金予定日確認し
    ②入金された請求書データを「入金済」または「保管箱」へ分類

    以上の分類により、かつて請求したにも関わらず未入金の請求データを「送信済」で把握できます。
    入金予定日が近づいてきたり、未入金だった場合、受け手(取引先)のステータスを確認しながら「社外連絡」機能で手続き状況の問い合わせができます。

    送信後に請求内容を誤ったことに気づいたり、受け手より修正を依頼された場合、受け手の「返送」により「返送戻り」にて請求データを受信し、「訂正」または「破棄」してください。

    毎月定期的に「保管箱」に分類していただくと、「送信書類」としてカウントされず、件数が多くなりすぎて管理が難しくなることがなくなります。
  • 「未開封へ」のボタンで「未開封」へステータスを戻してください。そうすると「訂正・破棄のため返送」ボタンがあり、押し下すと自動的に「返送中」へステータスが変わります。
  • 請求内容や金額をご確認ください。

    訂正の必要がない場合は、「確認」を押してください。「確認済」へ分類(ステータス変更)され、管理しやすくなります。また、「未開封」から「確認済」へのステータス変更を送り手へリアルタイムに伝えることができます。

    一方、訂正が必要な場合は、「訂正・破棄依頼のため返送」を押してください。返送した請求書データの控え(コピー)が、自動的に「返送中」へ分類(ステータス変更)され、管理しやすくなります。また、送り手は、返送された請求書データを「返送戻り」にて受信できます。

  • 「返送中」の請求書データは、返送した請求書データの控え(コピー)です。
    請求データの一覧の取引先のステータスが「返送戻り」のものは、取引先担当者が対応していない(返送をうけたまま)状態です。取引先に対し月末までに「訂正」または「破棄」の対応を依頼し、毎月末までに「返送中」の請求書データが0件になるようご対応ください。その際に「社外連絡」機能を利用することでリアルタイムに取引先担当者と連携できます。

    取引先が「訂正」または「破棄」のどちらの対応をしても、返送した請求書データの控え(コピー)は「返送中」から「先方破棄」へステータスが自動的に変更されます。「訂正」され、再度送信された請求書データは、通常の場合と同様に「未開封」にて受信し、「履歴」にて訂正前の請求書データ(控えが「先方破棄」に存在)と比較できます。

  • 一度、送り手へ返送した請求書データが、送り手側で 「再発行」、へ修正。または「破棄」された請求書データなので、 各請求書データの「履歴」にある「訂正履歴」等を参照し、リンクで訂正後のデータを探して正しく訂正されたかどうかを確認してください。

    ※リンクのないものは、送り手により訂正中または破棄されたものです。不明点がある場合は、「社外連絡」にて取引先担当者への直接問い合わせできます。
  • ①請求書データの支払日で支払管理をおこなってください。

    「ダウンロード」機能で「確認済」のデータをダウンロードし、支払日順にソートや支払日変更の管理もできます。支払日変更を行った請求書データについては、例えば「メモ」に支払日変更した旨や支払日を記入することで迅速に検索できるようになります。

    ②支払手続きが完了したら、「支払済へ」ボタンを押し下してください。「支払済」へのステータス変更を送り手はリアルタイムに伝えることができます。

    送り手からすると、支払明細の連絡をリアルタイムに受けていることになり、振込日の予定入金額を振込日前に把握でき、入金に関わる処理を負荷なく行うことができるようになります。また、送り手は、入金が遅れている請求書データを振込日前に認識でき、また、「社外連絡」機能を利用してリアルタイムに連絡を取り合うことができるので、支払側と入金側での連携が容易です(支払漏れや入金漏れ、不突合せがなくなります)。
  • 請求書データ一覧の取引先のステータスが「入金済」や「保管箱」になったかどうかを確認し、確実に支払いが完了したか否かを確認してください。出金額を把握したり、支払(振込)漏れを防止するためのステータスとして役立ちます。
  • 通常はキャビネット等で長期保管していた、社外から受け取った請求書を請求書データとして一覧できます。税務調査や追跡が必要な場合に、フィルタ機能を利用することで必要な時に迅速に検索することができます。
    ※「保管箱」の件数は、「受信書類」の件数にカウントされません。「受信書類」の件数が大きくならないように定期的に保管箱へ分類してください。
  • 「送信済」に請求書データ(控え)があれば、送信が完了していることを確認できます。
    ※送信前に「社外連絡」を入力してから送信すれば、「社外連絡一覧」にて、取引先担当者がその請求書を見たかどうかの開封確認を行うことができます。

    ①請求書一覧の各入金予定日(例:「2015年06月30日」払)と取引先担当者のステータス(例:「送信済・未開封」なら未開封)を確認し、入金予定日が近づいても取引先担当者のステータスが「支払済」にならない(「未開封」や「確認済」)は、「社外連絡」にて問い合わせをおこない、入金を確実にすることができます。
    ※データ数が多い場合、フィルタ機能を利用して支払日(入金日)や相手ユーザーステータスでデータを絞ることができます。

    ② 振込日に振込指定口座への実際の入金額を確認し、入金された請求書データの「入金済へ」または「保管箱へ」ボタンを押してステータスを変更します。
    ※送信済から入金済へステータスを変更することで、未入金の請求書データを把握できます。同時に取引先担当者に対し、確実に振込がなされたこと(領収書の発行)を知らせることができます。
  • 一度送信したあと、訂正や破棄が必要となり、そのために受け手から返送された請求書データを見ることができます。
    ※「保管箱」の件数は、「送信書類」の件数にカウントされません。「送信書類」の件数が大きくならないように定期的に「保管箱」へ分類(ステータス変更)してください。

    ①修正して再度送信する場合は、「再発行」ボタンを押し「下書き」に再発行された請求データを作成して修正、その後で「送信(再発行)」を押すことで訂正後の請求書データを再度送信します。
    ※「返送戻り」にある請求書データを修正することはできません。
    ※「再発行」ボタンを押すことで、訂正前の請求書データを破棄し、「下書き」に請求書データを再発行(訂正の請求書データがコピー済)され、修正できるようになります。
    ※修正後、「送信(再発行)」ボタンを押すことで、訂正後の請求書データを送信します。送信と同時に、訂正前と正前と訂正後の請求書データはひも付けられ、リンクにより相互に比較可能になり、変更点が追跡可能になります。

    ②破棄する場合は、「破棄」ボタンを押し破棄してください。
    ※一度送信(確定)したデータであるため、「破棄」してもデータ自体は削除できません。破棄した請求データは「破棄済」のステータスにて見ることができます。
  • 一度、受け手へ送信した請求書データが、受け手から返送されて「再発行」または「破棄」した請求書データなので、各請求書データの「履歴」にある「訂正履歴」等を参照し、そのリンクで訂正後のデータを確認し、正しく訂正されたかどうかを確認してください。「メモ」にて訂正理由や破棄理由を記録しておくと、管理を確実にできます。
  • 入金の都度、請求書データのステータスを「入金済」へ変更し、実際入金額の合計額と「入金済」ステータスの請求データの合計額が一致することを確認してください。これにより、「送信済」にて未入金額を把握することができます。また、「入金済」合計額と実際の合計入金額が一致したら、「保管箱」へステータスを変更して長期保管してください。「保管箱」へステータス変更することで、送信書類としてカウントされなくなり、「送信書類」の件数が限定されることでシステムが使いやすくなります。
  • 従来はキャビネット等で長期保管していた請求書の控え(コピー)を請求書データとして一覧できます。税務調査や追跡が必要な場合に、フィルタ機能を利用することで必要な時に迅速に検索することができます。「送信BOX」の件数にカウントされません。「送信BOX」の件数が大きくならないように定期的に「保管箱」へ分類(ステータス変更)してください。
  • Bank Invoiceにおいて10年間いつでも閲覧できますので、その間、ユーザーの皆様の運用規定によりCSVデータをダウンロードしていただけます(いつでも保存可能)。
  • 定期的にデータをダウンロードし、保存してください。
    なお、請求書データは、税法等の各法令への対応のためBank Invoiceにて10年間閲覧可能です。
  • セキュリティ上の問題があるためできません。
    オプションサービス(有料)として共有機能等のカスタマイズが可能ですので、お問い合わせください。
  • 請求書データの送信前に、「社外連絡」に送り状の文言を入力することで今までの送り状同封と同様の効果があります。なお、「社外連絡一覧」にて、取引先担当者が開封したか否かの確認もできます。
  • 税抜金額にマイナス金額を入力することで値引額を合計金額へ反映できます。
    マイナスには半角のマイナスをご入力ください。
  • 順次、機能追加や改善を行ってまいります。
    ご意見、ご要望等ございましたら、ぜひ弊社までご連絡をお願いします。
    【連絡先】
    Bank Invoice株式会社
    本社広報部 お客様サポート窓口(03-6228-7527)

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〒104-0031
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代表取締役社長 手島 太郎

特許 第 5987158号,PCT/JP2016/064609,特願2016-061817,特願2016-097094,特願2016-106877,特願2016-128168,意願2016-7549,7550,7551,7552,7553,7554,7555,7556,7557,7558 「Bank Invoice」,「紙をなくす会社」,「Hello.Paperless World」は、Bank Invoice株式会社の登録商標です。